Boletos, Notas Fiscais e Floorplan

9 processos · Boletos e notas fiscais, provisionamento de caixa, Floorplan e baixas de título

Quem executa hoje

Rebecca. A pessoa pode mudar — a área e os processos permanecem.

01 · Recebimento e organização de boletos e notas fiscais

Objetivo — Organizar e armazenar documentos recebidos na rede

Gatilho: Chegada de boleto/NF por e-mail ou fisicamente · Sistemas: E-mail · Rede de arquivos · Portal XML

1. Boleto recebido por e-mail → salvo na rede, organizado por data de vencimento
2. Boleto recebido fisicamente → controle no follow-up, considerando o vencimento
3. NF recebida por e-mail → salva diretamente na pasta de notas da rede
4. NF recebida fisicamente → digitalizada ou obtida via Portal XML, depois salva na pasta correspondente

02 · Provisionamento de caixa

Objetivo — Prever as saídas de caixa do dia

Gatilho: Rotina diária de fechamento de provisão · Sistemas: Planilha e sistema Floorplan · Banco VW

1. Levanta boletos e NFs com vencimento no dia (físicos e já digitalizados)
2. Informa o departamento responsável e a conta gerencial de cada título
3. Controla veículos e peças pela planilha Floorplan (novos, usados e peças)
4. Consulta sistema Floorplan (novos) e Banco VW (usados) para apurar juros
5. Inclui o valor dos juros junto às informações da respectiva nota
6. Consulta manual em múltiplos sistemas para compor um único valor — candidato a automação.

03 · Envio de notas fiscais para a contabilidade

Objetivo — Viabilizar o lançamento das notas no sistema Dealer

Gatilho: NF conferida e organizada · Sistemas: Sistema Dealer · E-mail

1. Com nota fiscal → encaminha para a contabilidade com: número, fornecedor, vencimento e conta gerencial
2. Sem nota fiscal (imposto, FGTS, recibo, seguro, IPVA, licenciamento, ISS de prestador, boleto de cartório) → cria o título diretamente no sistema
3. Critério identificado: a presença de nota fiscal define o fluxo — com NF vai para contabilidade, sem NF é lançado direto por ela.

04 · Montagem de borderô

Objetivo — Consolidar os pagamentos do dia para quitação

Gatilho: Data de pagamento definida · Sistemas: Sistema Dealer

1. Verifica no sistema todos os títulos disponíveis para quitação na data
2. Seleciona os pagamentos correspondentes e realiza a inclusão no borderô
3. Confere se o valor total do borderô bate com o valor provisionado no caixa
4. Etapa de conferência final funciona como controle de qualidade do processo 2 (provisionamento).

05 · Atualização e controle do Floorplan

Objetivo — Manter atualizado o controle de veículos novos, usados e peças

Gatilho: E-mail de aprovação (usados) ou dados na rede (novos/peças) · Sistemas: Sistema Dealer · Banco VW · Portal VW · Floorplan

1. Usados: recebe e-mail da Michele com veículos para aprovação no Banco VW
2. Após aprovação, atualiza a planilha de controle e cria o título no sistema Dealer (boleto gerado no Banco VW)
3. Novos e peças: dados disponibilizados pelo Gustavo (extraídos do Portal VW)
4. Consulta vencimentos e valores no sistema Floorplan; boleto é gerado diretamente por ele
5. Depende de Michele (aprovação de usados) e Gustavo (dados de novos/peças).

06 · Emissão de GNRE

Objetivo — Gerar guias de recolhimento para notas que exigem GNRE

Gatilho: Recebimento de NFs enviadas pelo Paulo · Sistemas: Portal GNRE · E-mail · Rede

1. Recebe do Paulo, por e-mail, as NFs que necessitam de emissão de GNRE
2. Acessa o Portal GNRE e cria as guias correspondentes
3. Salva os documentos emitidos na pasta da rede para pagamento posterior
4. Depende do Paulo para identificar quais notas precisam de GNRE.

07 · Lançamento do extrato da fábrica

Objetivo — Registrar no Dealer as movimentações dos extratos da fábrica

Gatilho: Recebimento dos arquivos Extrato e Crédito/Débito · Sistemas: Sistema Dealer · Portal VW · E-mail

1. Recebe do Gustavo os arquivos “Extrato” e “Crédito/Débito”
2. Lança no Dealer informando conta da montadora e data correspondente
3. Confere e-mails do Richard sobre histórico do boleto (troca de usado, desconto em NF, recuperação de despesa)
4. Quando necessário, consulta o Portal VW para complementar dados do cliente
5. Confere todas as fontes antes de finalizar o lançamento
6. Processo com mais cruzamento de fontes (arquivos + e-mails + portal) — maior risco de erro e retrabalho.

08 · Baixas (ICMS e Garantia)

Objetivo — Garantir que lançamentos e pagamentos estejam baixados

Gatilho: Confirmação de pagamento ou relatório recebido · Sistemas: Sistema Dealer · Portal VW

1. ICMS: verifica entrada da NF no Dealer e realiza a baixa no extrato da fábrica pela data de pagamento
2. ICMS: acompanha pendências até que todas as notas sejam liquidadas e baixadas
3. Garantia: baixa relatório no Portal VW e encaminha para a Elaine separar por OS
4. Garantia: após conferência, realiza a baixa no sistema (procedimento varia por caso)
5. Depende da Elaine para a separação por OS na baixa de garantia.

09 · Emissão de boletos para antecipação de pagamentos

Objetivo — Antecipar pagamentos de veículos e peças quando necessário

Gatilho: Necessidade de antecipação · Sistemas: Floor Plan · Banco VW

1. Emite o boleto diretamente no Floor Plan/Banco VW para antecipar o pagamento relacionado a veículos novos/usados ou peças