Contas a Pagar

15 processos · Extratos bancários, programação de pagamentos, baixas e fechamentos

Quem executa hoje

Rose. A pessoa pode mudar — a área e os processos permanecem.

01 · Baixa de extratos bancários e atualização de saldos

Objetivo — Manter a posição de caixa e os saldos bancários atualizados

Gatilho: Rotina diária — movimentações do dia anterior · Sistemas: Bancos (extratos) · Planilha Caixa Posição · Portal VW

1. Acessa os bancos utilizados e baixa os extratos das movimentações do dia anterior
2. Salva os extratos em PDF, individualmente por banco, na pasta Caixa Posição, conforme a data do pagamento
3. Atualiza a planilha de Caixa Posição
4. Acompanha saldos de contas garantidas, empréstimos e cartões de crédito, e no Portal VW os saldos e débitos

02 · Recebimento e encaminhamento de NF/boletos para pagamento

Objetivo — Encaminhar documentos de pagamento para a programação

Gatilho: Recebimento de e-mails com NFs, boletos e solicitações · Sistemas: E-mail

1. Acompanha os e-mails recebidos com pedidos de pagamento
2. Prioriza os que têm vencimento próximo e exigem mais atenção
3. Encaminha a documentação para a Rebecca programar o pagamento, com vencimento e orientações necessárias
4. Depende da Rebecca para a programação efetiva do pagamento.

03 · Pagamentos

Objetivo — Executar os pagamentos diários do Contas a Pagar

Gatilho: Rotina diária, conforme programação no Caixa Posição · Sistemas: Planilha Caixa Posição · Internet Banking

1. Executo os pagamentos diários do Contas a Pagar através do Caixa Posição
2. Distribuo os pagamentos estrategicamente conforme o saldo disponível em cada conta corrente da empresa
3. Realiza cada pagamento de forma manual: boleto individual com leitura de código de barras, e Pix manual individual
4. O pagamento é totalmente manual, boleto a boleto e Pix a Pix — forte candidato a automação.

04 · Baixa dos pagamentos efetuados

Objetivo — Registrar no Dealer os pagamentos realizados no dia anterior

Gatilho: Pagamento efetuado no dia anterior · Sistemas: Sistema Dealer

1. No dia seguinte, realiza as baixas no Dealer, separando os títulos por banco utilizado
2. Confere quais títulos foram efetivamente pagos
3. Identifica títulos não inseridos na programação (ex.: NF ainda não lançada pela contabilidade, troco, devolução, quitação por e-mail)
4. Inclui os títulos necessários no “Pagamento do Dia” do Dealer
5. Casos de NF não lançada pela contabilidade (troco, devolução, quitação) exigem inclusão manual — ponto de atenção recorrente.

05 · Envio de comprovantes de pagamento

Objetivo — Confirmar aos solicitantes que o pagamento foi realizado

Gatilho: Pagamento processado · Sistemas: E-mail

1. Responde aos e-mails de solicitação de pagamento com o comprovante correspondente
2. Cobre solicitações como multas/IPVAs, despachantes, devoluções, quitações e outras específicas

06 · Acompanhamento dos pagamentos no Caixa

Objetivo — Garantir que os pagamentos programados estejam refletidos no Caixa

Gatilho: Rotina diária, a partir dos e-mails encaminhados à Rebecca · Sistemas: Planilha do Caixa

1. Acompanha diariamente os pagamentos inseridos no Caixa
2. Cruza com os e-mails de solicitação que encaminhou, para saber quais pagamentos estão previstos
3. Identifica pagamentos que não foram inseridos na planilha no dia previsto

07 · Conferência das NF de fechamento — PSR/Funilaria

Objetivo — Validar os valores faturados pela Funilaria

Gatilho: Recebimento das NFs de fechamento da PSR/Funilaria · Sistemas: Sistema Dealer

1. Recebe as NFs de fechamento, com as respectivas Ordens de Serviço
2. Acessa a O.S. informada no Dealer para conferir os valores
3. Confronta com o que foi efetivamente emitido pela Funilaria
4. Identifica divergências antes de dar sequência ao processo financeiro

08 · Baixa de Despachante, Acessórios e Laudos

Objetivo — Baixar corretamente os valores de despachante, acessórios e laudos

Gatilho: Fechamento enviado pela Michele · Sistemas: Sistema Dealer · Planilha de fechamento (Michele)

1. Despachante: usa a planilha da Michele para consultar no Dealer os títulos de trocos/saldos na ficha razão do cliente e baixar o valor
2. Calcula a diferença entre a NF utilizada e cria o título correspondente no sistema
3. NF não utilizada no fechamento: faz o encontro de contas no Dealer para baixar o saldo no G50
4. Acessórios e Laudos: parte da baixa (trocos) é feita pela Michele; cortesias são tratadas por encontro de contas no G50
5. Depende da planilha de fechamento da Michele — processo exige conferência cuidadosa de valores, fichas e documentos.

09 · Ficha Razão de Fornecedores e títulos diretos no Dealer

Objetivo — Acompanhar saldos de fornecedores e lançar títulos fora do fluxo da contabilidade

Gatilho: Rotina de acompanhamento / título sem lançamento da contabilidade · Sistemas: Sistema Dealer

1. Extrai o relatório da Ficha Razão dos Fornecedores no Dealer e verifica saldos e pendências
2. Acompanha adiantamentos feitos a fornecedores e cobra a NF quando o pagamento já foi feito sem ela
3. Quando a contabilidade não cria o título (cupom fiscal via Vexpenses, apólices de seguro, financiamentos Best, empréstimos), cria o título diretamente no Dealer
4. Título criado direto no Dealer é exceção — normalmente caberia à contabilidade lançar.

10 · Controle Cartão Vexpenses

Objetivo — Gerenciar o crédito, a distribuição e a prestação de contas do cartão Vexpenses

Gatilho: Início de cada mês (crédito) / rotina mensal (conferência) · Sistemas: Sistema Dealer · Vexpenses

1. No início do mês, faz um PIX para a conta de Gestão do Vexpenses com o crédito
2. Após a entrada, lança o Adiantamento ao Fornecedor e distribui o saldo total entre os departamentos
3. Durante o mês, baixa o relatório de gastos e confere se cada despesa tem a respectiva nota fiscal
4. Salva e classifica as notas por departamento para a contabilidade lançar; controla despesas sem NF
5. Após o lançamento das notas, faz o encontro de contas no Dealer entre a NF de compra e o adiantamento do início do mês
6. Fecha o ciclo mensal do cartão — depende da contabilidade lançar as notas antes do encontro de contas final.

11 · Baixa da fatura do cartão de crédito (Santander e Itaú)

Objetivo — Conciliar cada compra da fatura do cartão com o título no Dealer

Gatilho: Recebimento da fatura do cartão (Santander/Itaú) · Sistemas: Sistema Dealer

1. Identifica no Dealer cada título referente às compras da fatura, parceladas ou não
2. Ajusta valores, inclusive centavos, para que cada cobrança concilie com o pagamento realizado
3. Quando a divisão das parcelas lançada pela contabilidade não bate com o valor da fatura, ajusta o título — buscando a diferença ou baixando parcialmente
4. Divergência entre o parcelamento lançado pela contabilidade e o valor real da fatura é recorrente — exige conferência manual item a item.

12 · Caixa Tesouraria

Objetivo — Registrar entradas e saídas de caixa no Dealer

Gatilho: Movimentação diária de caixa · Sistemas: Sistema Dealer

1. Entradas: confere o valor que a Elaine sobe do caixa da loja (fechamento diário), transferido via sistema para o caixa tesouraria
2. Saídas em dinheiro: lança no Dealer; se houver nota, envia à contabilidade (conta gerencial e departamento); se houver cupom fiscal, detalha nas observações
3. Valores em dinheiro são transferidos via depósito para a conta corrente de preferência da Diauto, com o respectivo lançamento de saída
4. Depende da Elaine para o fechamento diário do caixa da loja.

13 · Controle das NFs utilizadas no G50

Objetivo — Reduzir mensalmente o saldo do G50 (pagamentos feitos sem NF)

Gatilho: Rotina mensal · Sistemas: Sistema Dealer · E-mail

1. Acompanha o saldo do G50, que aumenta a cada pagamento feito sem nota
2. Observa as notas recebidas que não entram no Balanço Gerencial e usa para abater o saldo
3. Envia o controle mensalmente para a Karina, por e-mail, com o PDF de cada nota e a informação se o valor utilizado foi total ou parcial
4. Depende da Karina para o acompanhamento mensal do saldo G50.

14 · Notas fiscais recebidas da contabilidade

Objetivo — Tratar as notas fiscais não integradas antes do fechamento

Gatilho: Recebimento do arquivo de notas da contabilidade, próximo ao fechamento · Sistemas: Portal XML Dealer · Mercado Livre

1. Recebe da contabilidade, por e-mail, o arquivo com notas não integradas
2. Analisa nota por nota no Portal XML do Dealer: verifica se está cancelada, se é entrada de estoque (dada pelo Ivan) ou despesa não encaminhada ao contas a pagar
3. Quando a nota não foi encaminhada, identifica o departamento responsável pela compra/serviço
4. Preenche a planilha de Controle Classificação de Notas: número da NF, fornecedor, vencimento, conta gerencial e departamento
5. Acompanha também, no Mercado Livre, as compras no cartão Santander feitas pela Katia ou pelo T.I., que não prestam contas dessas compras
6. Identificar compras não encaminhadas ao contas a pagar é mensal e recorrente — Katia e T.I. não fazem prestação de contas própria.

15 · Fechamento contábil

Objetivo — Fechar mensalmente a posição bancária e de títulos

Gatilho: Fechamento do mês (dias 01 a 31) · Sistemas: Sistema Dealer · Portal XML Dealer · Portal de Gestão NFS-e

1. Emite os extratos bancários de todas as contas da Diauto do mês (correntes, empréstimos, garantidas, aplicações, cartões) e envia para a Karina
2. Antes disso, confere se todas as contas estão com o saldo conciliado até o último dia útil do mês
3. Verifica no Dealer os títulos com vencimento em aberto no mês, distinguindo fornecedor não pago de erro de lançamento (corrige a data quando for erro)
4. Verifica no Portal de Gestão NFS-e as notas de serviço emitidas para o CNPJ da Diauto que não foram recebidas para pagamento
5. Com notas lançadas, encontros de contas feitos e conciliação batendo, sinaliza para a Karina continuar o fechamento do Balanço junto ao DEF
6. É o processo que fecha o ciclo mensal — depende da Karina para dar sequência ao fechamento do Balanço.