Contas a Receber

10 processos · Conciliação bancária, cobrança, e-commerce, fechamento de pedidos e incentivos

01 · Conciliação bancária e baixa de notas fiscais

Objetivo — Lançar entradas bancárias e baixar as notas fiscais correspondentes

Gatilho: Extrato bancário do dia (Itaú, Santander, BB, CEF) · Sistemas: Sistema Dealer · Controle Pix de Peças

Abre os extratos (Itaú, Santander, BB, CEF) e lança cada entrada no Dealer, da conta transitória para a conta corrente
PIX do Itaú ligado a vendas: identifica CPF/CNPJ, cliente e departamento no lançamento
Para cada lançamento, identifica a nota fiscal a baixar usando o Controle Pix de Peças (onde vendedores registram PIX e nota)
Tira o relatório “Saldo de crédito não identificado” para achar pendências de baixa ou reconhecimento de crédito
O relatório de saldo não identificado funciona como conferência: pendência ali é nota não baixada ou crédito a reconhecer.

Objetivo — Lançar, enviar e cobrar os boletos de clientes via Safra Cobrança

Gatilho: Recebimento de boletos pagos / rotina diária de envio · Sistemas: Sistema Dealer · Banco Safra (arquivo TXT)

Lança a entrada dos boletos pagos no Dealer, da conta transitória para baixar as notas
A baixa é automática ao importar o TXT fornecido pelo banco
Gera diariamente um TXT do Dealer com as notas emitidas no dia anterior e importa no Safra
Identifica diariamente os boletos não pagos e cobra por WhatsApp; sem retorno, cobra por e-mail
Boleto não pago em 5 dias gera remessa automática para o cartório (protesto) — cobrança precisa ser ágil.

Objetivo — Lançar e baixar recebimentos de Mercado Livre, Shopee, Goparts, E-Peças e Cielo

Gatilho: Extrato bancário (Mercado Livre, Shopee, Goparts / Banco do Brasil) · Sistemas: Sistema Dealer · Relatórios E-Peças e Cielo

Mercado Livre, Shopee e Goparts: lança a entrada no Dealer, identifica nota, nome e CPF do cliente, e lança tarifa, frete e recebimento na baixa
E-Peças: lança os valores recebidos via Yapay, identifica notas pelo relatório do E-Peças e lança tarifa, frete, cupom e recebimento
Cartão (Cielo): identifica notas pelo relatório da Cielo — baixa automática já calcula a tarifa
Antecipação Cielo: mesmo fluxo de baixa automática, mas a taxa de antecipação é lançada manualmente
Vários canais com particularidades diferentes (tarifa, frete, cupom, taxa) — bom candidato a checklist por canal.

Objetivo — Cobrar títulos em aberto e conciliar recebimentos com notas fiscais

Gatilho: Relatório de títulos em aberto / recebimento no caixa / nota de devolução · Sistemas: Sistema Dealer · Analisys BI

Emite relatório na Analisys BI para identificar notas em aberto
Cliente: cobra por WhatsApp, e por e-mail se não houver retorno
Seguradoras/locadoras: aciona a gerente Taís, responsável pelo contato nessas plataformas
Duplicata: quando o recebimento é no caixa (cartão/à vista), a Elaine emite a nota e faz o encontro de contas no Dealer
Devolução: nota de devolução do setor de peças chega por e-mail e é conciliada com o recebimento
Depende da Taís (seguradoras/locadoras) e da Elaine (caixa) para fechar o ciclo de cobrança.

Objetivo — Conferir se os pedidos de venda têm todos os títulos baixados

Gatilho: E-mail de pedido de venda de carro novo ou usado · Sistemas: Sistema Dealer

Abre o e-mail do pedido, pega o número e consulta no Dealer (Consulta e liberação de pedido)
Faz o encontro de contas, localizando os recebimentos do cliente
Confere títulos em aberto no contas a receber e investiga por que ainda não foram baixados
Confere títulos em aberto no contas a pagar (serviços adicionais à parte)
Lança TAC ou recuperação de despesas quando houver
Emite o relatório “Pedidos pendentes de recebimento” para acompanhar o que ficou em aberto
Bônus/carta bônus não recebido é confirmado com a Rebecca; sem resposta, aciona o Ricardo (gerente de vendas).

Objetivo — Registrar corretamente valores recebidos a maior em vendas com troca/repasse de usados

Gatilho: Venda com repasse de usado a revendedor ou troca com carro entrando em estoque · Sistemas: Sistema Dealer

Intermediação (TAC): quando o usado é repassado a um revendedor (Amanda Veículos/Valdery ou OXXY/Álvaro), lança a sobra em “Outros créditos” — receita de intermediação (Dpto. Usados)
Lança o adiantamento concedido
Faz o encontro de contas entre o título do troco e o adiantamento concedido
Recuperação de despesa: quando o usado entra no estoque na troca, repete o mesmo fluxo, classificado como recuperação de despesa
Eventual sobra no troco de veículo novo também vem informada no e-mail do pedido de venda.

Objetivo — Emitir as notas fiscais de comissão referentes às vendas

Gatilho: Recebimento do pedido de venda por e-mail · Sistemas: Sistema Dealer

Recebe o pedido de venda por e-mail
Identifica o produto e o tipo de comissão — ex.: Sign and Drive (Empresas/Colaboradores, Entrega/Venda), Rental Way, Commission Model e PPS, Comissões LM DN, LM Mão de obra, Financiamentos Itaú, Banco Votorantim
Emite a nota fiscal correspondente no sistema Dealer
Lista de produtos/comissões é extensa — vale um checklist de referência para não errar o tipo na emissão.

Objetivo — Lançar os valores de incentivo e consórcio recebidos de montadoras/parceiros

Gatilho: Disponibilização do extrato/relatório de cada programa · Sistemas: Portal da Rede · ASAS · Site Banco VW · Banco Fibra

PIV: emite extrato de bônus no Portal da Rede (PIV Web) por mês/ano e lança em Outros créditos (conta 41318)
PIP (Peças): emite relatório do ASAS, aplica o % sobre o valor faturado conforme meta atingida, lança em Outros créditos (conta 41319)
Hold Back: consulta no site do Banco VW o valor resgatado dos últimos 3 meses, confere com o depósito, lança em Outros créditos (conta 15101) e envia o extrato à Karina para a baixa contábil
Consórcio: recebe os valores da Sinpass no Banco Fibra e lança em Outros créditos no departamento de consórcio
Depende da Karina para a baixa contábil do Hold Back — cada incentivo usa uma fonte externa diferente.

Objetivo — Avaliar o histórico do cliente para liberar faturamento a prazo

Gatilho: Solicitação de liberação de crédito para faturamento a prazo · Sistemas: Serasa

Verifica se o cliente tem histórico de faturamento à vista e no cartão de crédito de pelo menos 6 meses
Confere se não há atrasos no histórico do cliente
Consulta o Serasa para avaliar a situação de crédito do cliente
Libera o faturamento a prazo, com emissão de boleto em 30, 60 ou 90 dias
Essa análise sustenta a decisão de vender a prazo — uma falha aqui é risco direto de inadimplência.

Objetivo — Identificar a natureza dos saldos remanescentes no contas a receber

Gatilho: Fechamento do mês · Sistemas: Sistema Dealer

No fechamento do mês, tira o relatório de saldo de ficha razão do contas a receber
Analisa cada saldo remanescente para identificar a que se refere
Classifica o saldo: encomenda de peça, sobra para recuperação de despesa, receita de intermediação ou receita de consignado
Conferência mensal que evita que saldos fiquem sem classificação correta no contas a receber.